« N’ayez jamais de réunion où deux pizzas ne suffiraient pas à nourrir tout le monde » – Jeff Bezos, PDG d’Amazon.
L’idéal est de formaliser des réunions courtes pour le quotidien. Par exemple :
Format 20 minutes : on rentre avec une seule question. L’objectif, c’est de concentrer sur celle-ci pour apporter une réponse précise.
Format 45 minutes : une réunion par semaine. On maintient une dynamique de groupe. On défini l’organisation des temps : introduction du sujet – temps d’échange – temps de conclusion, prise de décision, mode d’action – on fixe le prochain rdv.
On doit y trouver : le nom des intervenants, l’ordre du jour et l’objectif, date, heure de début et de fin, le lieu, Précisez si vous souhaitez que certains préparent en amont des éléments nécessaires au rdv ainsi que le temps alloué à chacun d’eux. Votre mail doit être rédigé de façon synthétique.
Toujours respecter votre timing. A moins d’un sérieux contre-temps, démarrez votre réunion à l’heure . Instaurez une règle amusante pour les retardataires. Par exemple, obligation de chanter une chanson, raconter une histoire drôle, faire des claquettes pendant 30 secondes…
La notion de contrat en démarrant et en finissant à l’heure indique que c’est important pour vous et que vous respectez leurs agendas. En début de séance, rappelez les étapes du minutage. Vous pouvez aussi mandater un collaborateur qui jouera le rôle de « timekipeer » ou encore programmer une alarme via votre téléphone.
Une réunion courte évite la dispersion. Votre rôle est de veiller à garder la cohérence de l’objectif. Sur un mode dynamique recentrez l’objectif dés que nécessaire en appliquant votre ordre du jour (et que chacun connait). Vous pouvez aussi vous adosser à une tierce personne pour qu’elle contrôle les temps de paroles. Bien sûr, ce n’est pas non plus une course de vitesse, tous doivent avoir le temps d’exposer leur point de vue. Cette approche permet de ce concentrer uniquement sur l’essentiel.
N’hésitez pas à projetez une slide ou vous servir d’un paperboard classique ou numérique en début de séance pour rappelez le « contrat » sujet/objectif + découpage de temps. Si il y a débat durant la réunion ne soyez pas juge et partie Assurez-vous que les propos autour de la table trouvent écho dans la discussion, ramener le calme en insistant sur la règle. En effet, chacun doit respecter l’opinion des autres, surtout si il y désaccord. Instaurez un climat de confiance en proposant que ce qui est dit durant la réunion à pour but de sortir par le haut, notamment si vous percevez un point de friction impertinent pour la suite du projet. Inscrire ces règles dans la salle de réunion mais aussi dans votre bureau montre votre style de management.
Les 10 clés pour réussir ses réunions
Au début, cela risque de faire grincer des dents. Voilà un rituel qui progressivement vous sera utile pour garder votre public en pleine concentration. Mettez en place une petite corbeille à l’entrée et demandez à ce que les appareils y soient déposés.
Les dernières études neuroscientifiques indiquent que les notes prises à la main s’imprègnent aussi davantage dans le cerveau. Prévoyez de quoi écrire pour tous ou rappelez le dans l’ordre du jour que vous adressez par mail. Pour les plus chanceux, activez l’utilisation des nouveaux outils collaboratifs qui permettent de voter, de noter et de participer autrement que lors de réunions classiques.
Je ne peux que vous conseiller, en particulier au démarrage, de rester debout pour introduire votre réunion. Cette position vous donne une meilleure légitimité et facilite l’attention des collaborateurs. Bien sûr, observez une posture adéquate en choisissant un endroit central de la salle. Sur les formats courts, demandez à tous de rester debout autour du paperboard par exemple. Le fait de ne pas s’assoir active une bonne réactivité et enthousiasme. Si la réunion est longue, faites une pause ‘encas », l’idéal étant plutôt à l’extérieur de la salle. Votre réunion est très longue, activez le ressort d’un autre animateur pour mettre un petit coup de boost.
Afin de garder une bonne dynamique pour les prochains rdv, évitez de re-programmer une réunion sur le même sujet. Le coté « on refait le match » décrédibilise vos actions et démotive les équipes.
Uniquement les personnes concernées. Trop de collaborateurs se demandent ce qu’ils font là. Réfléchissez au bon casting. Vous pourrez ensuite, via un compte rendu, adresser la synthèse aux autres. Par exemple, à la fin de votre réunion, prenez un temps pour réaliser une courte vidéo avec votre téléphone portable (là, vous y avait droit:)) : 1 minute pour expliquer ce qu’il faut retenir. Vous pourrez ensuite et dans la foulée, l’adresser aux collaborateurs « non-participants ». N’hésitez pas à demander à un collaborateur de s’en charger, c’est aussi une façon de le valoriser et de vérifier que les messages sont bien intégrés.
Le bonus : au début de vos réunions, prenez 5 minutes pour favoriser un bon état d’esprit et libérer la parole. Imaginez un jeu simple, facile à faire et court. Par exemple : demandez à chacun de prendre une feuille, d’y dessiner via un emoticon leur humeur du jour. Puis retourner cette feuille face aux autres, chacun, rapidement commente son état d’esprit du moment. Sur internet, il y a pléthore d’ice-breakers dédiés aux réunions.
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